Kamu
kurum ve kuruluşlarında resmi yazışmaların güvenli bir şekilde elektronik
ortamda yapılmasını sağlayacak e-Yazışma Projesi kapsamında, artık resmi
yazışmalar ve ilgili tüm süreçleri elektronik ortamda gerçekleştirilecektir.
Bu kapsamda, Bakanlığımızca
da ülke genelinde uygulamaya konulacak olan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
ile ilgili alt yapı çalışmalarımız ve İl ve İlçe Müdürlüklerimizde,
kullanıcılara yönelik uygulamalı eğitimlerle süreç tamamlandı.
Bu süreçte
gerekli teknik donanımlar ve alt yapı tamamlanmış olup, Bakanlığımız Bilgi
İşlem Uzmanları tarafından Bölge İlleri Bilgi İşlemcilerine, İl ve İlçe
Müdürlüğümüz Yöneticileri ve Personeline, Bakanlığımız Bağlı Kuruluş
İdarecileri ve Personeline ayrı ayrı zaman diliminde uygulamalı eğitimler
verildi.
Elektronik
yazışma sistemin tamamen devre alınmasıyla birlikte önemli bir dönüşüm
yaşanacaktır. Bu sistemle;
Yazışmalar
elektronik ortamda hazırlanarak yine elektronik imza ile imzalanacak. Bakanlık
içerisindeki yazışmalar imzalamaya müteakip anında ilgili birime ulaşmış
olacaktır. Bakanlık harici diğer kurumlara ise alt yapısı PTT tarafından
sağlanan ve ilgili kuruma ait Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabına düşecek.
Sistemde aynı zamanda standart arşivleme de sağlanarak, devlete ait bütün
hizmetler bütünleşik bir halde sunulacaktır.
Elektronik yazışmanın devreye girmesi ile kurumlar
arası yazışmalarda gecikmeler ortadan kalkacak, bürokrasi hızlanacak, vatandaşa
sunulan hizmet kalitesi artacak, kâğıt israfı önlenecek, kamu maliyeti
azalacak, güvenli elektronik belge iletimi gerçekleşecek, işgücü tasarrufu
sağlanacak, taraflar arası uyuşmazlık halinde delil özelliği sağlanarak belirleyici
rol oynanacak, sağlıklı ve hızlı ulaşılabilir arşivleme gibi çok önemli
kazanımlarla; bilgi toplumuna dönüşümde büyük bir mesafe kat edilecektir.